Démarches administratives

L'efficacité, c'est aussi au bureau

La « paperasse » a pris une place considérable, ces dernières années, dans le quotidien des agriculteurs. Le temps consacré aux démarches administratives n’a donc cessé d’augmenter, avec toutes les conséquences que cela peut engendrer (stress, fatigue, erreurs, baisse de motivation pour les papiers, moins de disponibilité sur la ferme…). La Chambre d’agriculture s’est penchée sur la question et vient de proposer une formation dédiée à la gestion de ce travail de « bureau ». Une première session s’est déroulée à Bretenière. Très apprécié des stagiaires, ce rendez-vous sera reconduit prochainement en Côte-d’Or et dans d’autres départements de Bourgogne Franche-Comté.

Témoignage

Julien Paty, agriculteur à Choilley-Dardenay en Haute-Marne, à 45 minutes de route au nord de Dijon, est « tombé » sur cette session en consultant le listing des formations Vivea. Séduit par la thématique, cet exploitant de 39 ans s’est très vite inscrit et est revenu sur sa ferme avec « plein d’idées et d’astuces en tête ». « L’intitulé de la formation était le suivant : « Gérer sereinement ses démarches administratives avec un bureau performant ». Cela m’a tout de suite intéressé, au vu de l’importance de ce poste dans notre métier… L’idée est d’optimiser le temps passé au bureau pour se libérer et se consacrer pleinement à la ferme », présente Julien Paty.

Des exemples

Le Haut-marnais cite plusieurs éléments importants : « il y a beaucoup de choses à retenir. Tout d’abord, il est fortement conseillé d’avoir un espace dédié au bureau. Un certain nombre de stagiaires comme moi travaillaient jusqu’à présent sur la table de la cuisine ou sur celle du salon… Le classement des papiers est aussi très important pour s’y retrouver et gagner du temps. À ce titre, la bannette dans laquelle nous mettons souvent l’ensemble des papiers n’est pas la meilleure des solutions : il vaut mieux un classeur-trieur avec des sous-dossiers. L’archivage des documents n’est pas à négliger, il faut prioriser ces derniers et les classer d’une manière ordonnée, sous peine de ne pas s’y retrouver, d’y passer à chaque fois plusieurs heures et de s’en dégoûter… Il ne faut pas hésiter, non plus, à afficher des notes au mur pour des rendez-vous ou des dates importantes. Les papiers inutiles, eux, ne sont pas à conserver. Les intervenants nous ont présenté les cinq étapes de la méthode 5S (sélectionner, situer, scintiller, standardiser, suivre), celles-ci sont utilisées dans l’industrie et sont transposables dans tout travail administratif. La matrice d’Eisenhower était elle aussi à l’ordre du jour, afin de donner un ordre de priorité aux tâches à réaliser ».

Ne rien négliger

Julien Paty ajoute d’autres points qui ont attiré son attention : « être bien équipé est forcément un plus, un gage de performances… Disposer d’un ordinateur et de logiciels performants, mais aussi d’une imprimante avec un scanner, est très utile dans tout ce qui est dématérialisation. Les mises à jour de l’ordinateur et des applications nous permettent d’être efficaces. Avoir un écran à hauteur des yeux, respecter l’angle du coude de 90 degrés lorsque l’on manipule la souris et être bien assis dans une bonne chaise évite les troubles musculosquelettiques et réduit fortement la fatigue et les tendinites ». Le stagiaire haut-marnais ajout un dernier propos : « gagner du temps dans ces démarches administratives ne veut pas dire que l’on doit les négliger, bien au contraire ! Elles sont toutes très importantes et capitales pour gérer une exploitation. Un bilan comptable bien tenu, avec des documents bien classés, permet de repérer clairement les postes en difficulté… Je viens d’en faire l’expérience, dès mon retour de formation. Je pense aussi utiliser très prochainement « les sept habitudes des gens efficaces » dans mon travail ».